Termenele din e-Factura curg din momentul în care documentul ajunge în Spațiul Privat Virtual, nu din momentul în care îl vezi tu. Asta e diferența care costă bani: o factură intrată luni și văzută peste trei săptămâni a consumat deja termenul de contestare și, dacă a fost respinsă de ANAF, nu se consideră transmisă deloc.
Cele cinci zile lucrătoare pentru transmitere
Furnizorul are la dispoziție cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să o transmită în sistemul e-Factura. Termenul se calculează de la emitere, nu de la livrarea mărfii sau de la momentul în care clientul confirmă ceva, iar depășirea lui este contravenție distinctă de orice altă obligație fiscală.
În practică, partea grea nu e transmiterea, ci ce se întâmplă după: ANAF validează factura și poate să o respingă. O factură respinsă nu este o factură transmisă. Dacă respingerea trece neobservată, termenul curge mai departe ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat.
Atenție
O factură respinsă nu este o factură transmisă. Termenul de cinci zile curge mai departe, iar dacă respingerea trece neobservată, expiră fără ca cineva să afle.
Ce înseamnă „a ajuns în SPV" pentru deducerea TVA
Pentru cumpărător, factura primită prin e-Factura se consideră comunicată în momentul în care este disponibilă în SPV. Exemplarul primit pe email de la furnizor, oricât de prompt, nu are aceeași valoare: originalul este cel din sistem.
Consecința e directă. Dreptul de deducere se exercită în perioada în care factura a fost primită — iar dacă nimeni nu s-a uitat în SPV luna aceea, factura există fără să fie înregistrată. Se poate corecta, dar prin regularizări care costă timp de contabil și atenția inspecției.
Rapoartele de erori: documentul pe care nimeni nu îl caută
Când ANAF respinge o factură, în SPV apare un document de tip „erori factură", nu un email de avertizare. E singurul semn că transmiterea a eșuat, și e ușor de ratat pentru că seamănă cu orice alt mesaj din listă.
Aici pierderea de bani e cea mai directă: crezi că ai facturat, clientul nu are ce plăti pentru că nu are factura, iar termenul de cinci zile a expirat de mult când descoperi. O verificare zilnică a SPV-ului prinde asta în ziua în care s-a întâmplat.
Ce amenzi sunt prevăzute
Neîndeplinirea obligației de transmitere în termen este sancționată contravențional, cu amenzi diferențiate pe categorii de contribuabili — mai mari pentru contribuabilii mari, mai mici pentru cei mici, dar niciodată neglijabile față de costul unei verificări. Sumele exacte se modifică prin ordonanțe, motiv pentru care nu le repetăm aici: se verifică în textul în vigoare la data faptei.
Mai important decât cuantumul este că sancțiunea se aplică per factură, nu per lună. O lună în care nimeni nu s-a uitat în SPV nu înseamnă o amendă, ci potențial câte una pentru fiecare document scăpat.
Ce se poate face concret
Singura măsură care schimbă ceva este să nu depinzi de faptul că își aduce cineva aminte să intre în SPV. Fie cineva verifică zilnic, ca sarcină cu nume și oră, fie verificarea se automatizează.
Alerte SPV face a doua variantă: interogăm SPV-ul pentru fiecare CUI al tău și îți trimitem email în ziua în care apare un document nou — inclusiv pentru rapoartele de erori, care sunt exact cele pe care nu le caută nimeni. Poți începe gratuit, cu un singur CUI.