Un cabinet cu treizeci de clienți are treizeci de Spații Private Virtuale de verificat, fiecare cu propriul certificat și propriul termen care curge. Problema nu e că verificarea durează mult, ci că nu are cum să fie făcută zilnic pentru toți — și exact clienții verificați rar sunt cei care produc surprize.
O autorizare poate acoperi mai multe firme
Dacă administrezi mai multe firme cu același certificat digital, o singură autorizare ANAF acoperă tot ce vede acel certificat. Nu trebuie o conectare separată pentru fiecare client, iar lista de CUI-uri o descoperim noi, întrebând ANAF ce administrează certificatul.
Practic: te conectezi o dată, vezi lista completă a entităților — firme și persoane fizice — și pornești monitorizarea pentru cele care te interesează. Ce nu pornești nu consumă nimic.
Ce înseamnă un „slot" și de ce contează
Un slot se ocupă în momentul în care pornești monitorizarea pentru o entitate și nu se eliberează imediat ce o oprești. Se eliberează la o graniță de lună de abonament, la cel puțin treizeci de zile de la pornire, și doar dacă monitorizarea era deja oprită atunci.
Regula există ca să nu poți roti treizeci de clienți printr-un plan de cinci, pornind fiecare pentru o oră. Efectul pentru un cabinet corect este nul: îți alegi planul după numărul real de clienți urmăriți simultan, iar oprirea unui client rămâne gratuită și reversibilă.
De reținut
Un slot se eliberează la o graniță de lună de abonament, la cel puțin treizeci de zile de la pornire, și doar dacă monitorizarea era deja oprită atunci.
Alerte pe client, nu un flux comun
Fiecare firmă are pagina ei, cu documentele ei și cu destinatarii ei. Poți trimite alertele pentru clientul X direct la clientul X, pe lângă tine — fiecare destinatar confirmă printr-un link înainte de a primi ceva.
Panoul multi-client îți arată toate firmele într-o singură listă, cu numărul de documente noi pe fiecare. Un flux comun cu toate facturile tuturor clienților ar răspunde la o întrebare pe care nu o pune nimeni.
Ce faci cu documentele după ce ai fost anunțat
Pe planurile cu arhivă păstrăm XML-ul original al fiecărei facturi și extragem din el datele care contează: furnizor sau client, număr, dată, scadență, net, TVA, total. Exportul contabil îți dă un ZIP cu un CSV și XML-urile aferente unei perioade — de dat mai departe către programul de contabilitate.
Dacă ai propriul sistem, există API și webhook-uri: un POST semnat la fiecare document nou, sau interogare la cerere. Manualele sunt publice, nu în spatele contului.