Spațiul Privat Virtual nu trimite notificări. Nu e o setare pe care ai uitat-o și nu e o defecțiune: sistemul e construit ca un seif în care documentele sunt depuse, iar obligația de a te uita în el este a ta. Un document e considerat comunicat în momentul în care a fost depus acolo, indiferent dacă l-ai văzut sau nu.
Ce este SPV, mai exact
Spațiul Privat Virtual este canalul oficial prin care ANAF comunică electronic cu contribuabilii: facturi prin e-Factura, somații, decizii de impunere, notificări, răspunsuri la cereri. Accesul se face cu certificat digital calificat, iar înregistrarea este obligatorie pentru persoanele juridice.
Diferența față de un email obișnuit este juridică, nu tehnică: comunicarea prin SPV produce efecte de la depunere, nu de la citire. De aceea „nu am văzut" nu este un argument în fața niciunui termen.
De reținut
Comunicarea prin SPV produce efecte de la depunere, nu de la citire. „Nu am văzut" nu este un argument în fața niciunui termen.
De ce absența notificărilor e o problemă practică
O firmă mică primește câteva facturi pe lună și poate trăi cu o verificare săptămânală. Un cabinet contabil cu treizeci de clienți are treizeci de spații de verificat, fiecare cu certificatul lui, și niciunul nu anunță nimic.
Rezultatul previzibil este că verificarea se face în salturi: intens la început de lună, aproape deloc în restul. Documentele care cer reacție rapidă — respingeri de facturi, somații cu termen scurt — apar exact în perioadele moarte.
Ce alternative există
Prima este disciplina: o persoană, o oră fixă, în fiecare zi. Funcționează cât timp persoana e la birou și nu e în concediu, iar costul real e timpul irosit în zilele în care nu apare nimic — adică majoritatea.
A doua este programul de contabilitate, dacă are integrare cu e-Factura. Multe au, dar preiau facturile la un import declanșat manual, adesea lunar, ceea ce rezolvă înregistrarea contabilă fără să rezolve deloc problema termenelor.
A treia este monitorizarea automată: un serviciu care interoghează SPV-ul în locul tău și te anunță când apare ceva. Asta se poate face doar cu autorizarea ta explicită, prin OAuth, cu certificatul tău — nimeni nu poate citi SPV-ul cuiva fără acordul lui.
Cum arată o verificare automată
Autorizezi o singură dată, de pe un calculator cu tokenul USB conectat. De acolo încolo serviciul întreabă ANAF, la interval regulat, dacă a apărut ceva nou pentru CUI-urile tale, și îți trimite un email când apare. Autorizarea ANAF ține un an și se poate revoca oricând, dintr-un buton.
Alerte SPV face exact atât: verifică, îți scrie în aceeași zi, și păstrează XML-ul facturii ca să nu fii nevoit să intri după el. Planul gratuit monitorizează un CUI, cu o verificare pe zi.